Projektübergreifende Verknüpfungen in Microsoft Project

Task Subscriptions und Service Agreements ist ein Multiprojektmanagement Add-on von Holert für Microsoft Project zur Verknüpfung und Delegation von Vorgängen, z.B. für den Austausch von Termininformationen innerhalb von Programmen und bzw. die Verknüpfung von Projekt- und Linienplänen in Matrixorganisationen.

Vorgänge und Meilensteine in vielen anderen MS Project Projektplänen anzeigen (1:n Verknüpfung)

Je größer ein Projekt ist, desto größer ist der Bedarf, dieses in Teilprojekte aufzuteilen. Wenn die Teilprojekte in Microsoft Project als separate Projektpläne geführt werden, stellt sich die Herausforderung, wie man als Teilprojektleiter erkennen kann, wann Vorleistungen von anderen Teilprojekten zur Verfügung stehen bzw. bis wann die eigenen Leistungen für andere Teilprojekte fertiggestellt werden müssen. Das ist insbesondere dann eine Herausforderung, wenn sich die Termine häufig ändern. In diesem Fall ist eine manuelle Übertragung nicht praktikabel.

Mit dem Add-on Task Subscriptions können Sie Vorgänge oder Meilensteine aus anderen Projekten in Ihrem Teilprojekt darstellen. Hierbei werden die Termine aus dem fremden Projekt oberhalb des eigenen Vorgangsbalken dargestellt, aber der eigene Vorgang wird nicht automatisch verschoben (Soft Link).

Auf diese Weise können Sie Abweichungen erkennen und dann Lösungen mit den jeweils anderen Teilprojektleitern suchen.

Vorgänge von einem zum anderen MS Project Projektplan senden (1:1 Synchronisation)

In vielen Fällen delegieren Teilprojektleiter Vorgänge auch an untergeordnete Teilprojekte oder an die Linie, also spezialisierte Organisationseinheiten. In der Regel wird der Empfänger den Vorgang in seiner Planung weiter detaillieren, d.h. in Microsoft Project in seinem Plan den Vorgang in weitere Vorgänge aufteilen. Für ihn stellt sich die Herausforderung dann erkennen zu können, in welchem zeitlichen Rahmen er diese Teilvorgänge einplanen muss und umgekehrt den delegierenden Teilprojektleiter über etwaige Abweichungen informieren kann. Auch hier ist ein manueller Weg aufwändig und fehleranfällig, besonders, wenn sich im Projektverlauf Anforderungen ändern.

Mit dem Add-on Service Agreements können Sie per Mausklick einen Vorgang an ein anderes Teilprojekt delegieren. Der Teilprojektleiter des empfangenden Projekts kann den Vorgang in einen Sammelvorgang umwandeln und darunter beliebig viele Vorgänge anlegen. Der zeitliche Rahmen wird oberhalb des Vorgangsbalkens angezeigt und bei etwaigen Terminkonflikten wird ein Hinweis angezeigt. Ebenso sieht der delegierende Teilprojektleiter in seinem Plan im Vorgangsbalken die Termine des zuarbeitenden Teilprojektes und kann hier Terminabweichungen gleichsam erkennen. Beides erleichtert die frühzeitige Lösung dieser Konflikte.

RPLAN zu MS Project Migration

Für Kunden, die Actano RPLAN Enterprise mit der Funktion Vorgangsabos und Leistungsvereinbarungen im Einsatz haben, bieten wir zudem ein Migrationswerkzeug zur Übernahme von Projekten inkl. bestehender Verknüpfungen zur Microsoft Project Server bzw. Project Online an.