Microsoft Project 2019/2021/Microsoft Project in Office 365 (Project Plan 3)

Microsoft Project Standard vs. Microsoft Project Professional (2019/2021)

Die Projektsoftware Microsoft Project ist in zwei Editionen Standard und Professional erhältlich (Manchmal auf MS Project oder MS Projects genannt). Es ist das klassische Projektmanagementool von Microsoft. Microsoft Project Standard unterstützt den Einzelprojektmanager u.a. beim Planen und Steuern eines Projektes sowie der zugehörigen Ressourcen. Die Professional Edition bietet u.a. zusätzliche Ansichten, wie z.B. den Teamplanner und unterscheidet sich auch dadurch, dass diese Edition in Verbindung mit einem Project Server und Project Online eingesetzt werden kann (siehe auch Produktübersicht Microsoft Project Professional und Project Online). Aktuell ist die Version 2021.

Microsoft Project Online Desktop-Client (Project Plan 3)

Der Project Online Desktop-Client entspricht der neuesten Version von Project Professional (aktuell im Jahr 2024 weiterhin die Version 2021), also der über die Microsoft 365 Cloud bezogenen Version der Windows Anwendung von Microsoft Project (Project Plan 3). Diese ist stets auf dem neuesten Stand, siehe auf Vergleich mit Microsoft Project for  the web (Project Plan 1)

Die nachfolgend nur noch MS Project genannte Standard Edition ist eine Einzelplatzanwendung, die dezentral ohne weitere Abhängigkeiten im Unternehmen eingesetzt werden kann. Sie eignet sich u.a. für das Management von Terminen, Kosten und Ressourcen eines einzelnen Projektes. Sie hilft u.a. bei der Erarbeitung der Antworten für folgende Fragestellungen:

• Welche Arbeiten sind nötig, um das Projektziel zu erreichen?
• Wann brauchen wir welche Ressourcen?
• Schaffen wir alle geforderten Arbeiten mit den gegebenen Ressourcen?
• Welche Arbeiten schaffen wir nicht?
• Wie groß ist die Auslastung? Welche Kompetenzen bzw. Kapazitäten fehlen?
• Wann kann das Projekt mit den gegebenen Ressourcen fertiggestellt werde?
• Welcher Istaufwand ist bereits angefallen?
• Wie viel hiervon ist verrechenbar?
• Wie groß ist das Restbudget?
• Was sind die voraussichtlichen Gesamtkosten für das Projekt?

Die Fähigkeit, diese Fragen mit ausreichender Qualität beantworten zu können, ist im heutigen Wirtschaftsleben einer der entscheidenden Wettbewerbsfaktoren. Nur dann ist bei häufigen Änderungen der Anforderungen an Unternehmen und ihre Leistungen, bei gleichzeitig hoher Komplexität und hohen Investitionskosten, eine profitable Wertschöpfung möglich. In vielen Fällen betrifft dies nicht nur den Projektbereich eines Unternehmens, sondern auch alle anderen Bereiche, da die Projektarbeit in vielen Fällen die Grundlage für die Leistungserstellung schafft. Z.B. durch Entwicklung von neuen Produkten im Rahmen von Entwicklungsprojekten.

Letztlich geht es um die Aufgabe, die Projektarbeit besser planbar und steuerbar zu machen, um u.a. Risiken zu minimieren. Der wesentliche Beitrag hierfür resultiert in erste Linie aus einem kompetenten Projektmanager. Dieser wird diese Aufgabe jedoch nur erfolgreich lösen können, wenn ihm das hierfür nötige Instrumentarium, bestehend aus einer ausgereiften Methodik und Software, zur Verfügung steht. MS Project ist methodisch neutral, d.h. es kann z.B. zum Projektmanagement nach PMI, Prince 2 oder IPMA/GPM eingesetzt werden. Hier verwenden wir die Begrifflichkeit des Project Management Institutes (PMI), da dieses der weltweit bedeutendste Standard ist. Im Abschnitt Microsoft Project - im Detail stellen wir exemplarisch die Umsetzung einiger der nach diesem Standard definierten Prozesse mit MS Project dar.

Microsoft Project ist Bestandteil von Microsoft Office bzw. Office 365/Microsoft 365. Es wird zwar nicht mit einer der verschiedenen Editionen von Microsoft Office ausgeliefert, basiert jedoch technologisch darauf. Dies äußert sich z.B. darin, dass die Bedienung den anderen Office Anwendungen ähnelt und es in vielen Fällen eine Integration zwischen den unterschiedlichen Anwendung gibt. Ähnlichkeiten in der Bedienung liegen z.B. darin, dass die Eingabe der Vorganginformationen innerhalb des Tabellenbereiches (vgl. obige Abbildung), ähnlich wie bei Microsoft Excel, erfolgt. Die Integration zeigt sich z.B. darin, dass Excel an vielen Stellen für Auswertungen verwendet (vgl. Abbildung unten) wird. Exemplarisch für die Integration in weiteren Office Programmen sei noch die Integration in SharePoint genannt. Diese erlaubt z.B. das Versionieren von Projektplänen in SharePoint Dokumentbibliotheken.

Neben der Zugehörigkeit zum Microsoft Office/365 gibt es jedoch auch weitere Anknüpfungspunkte zu der übrigen Microsoft Technologie. Zum Beispiel können Arbeitselemente aus dem Team Foundation Server bzw. Azure DevOps mit Vorgängen in MS Project verknüpft werden. Ein weiteres Beispiel ist die Ausstattung von MS Project mit einer Vielzahl von Programmierschnittstellen, die Drittanbieter in die Lage versetzen, das Projektmanagementsystem optimal an die jeweiligen Kundenbedürfnisse anzupassen. Stellvertretend seien hier die Integration in andere Anwendungen wie z.B. ERP Lösungen sowie Microsoft Outlook und Microsoft Exchange genannt

Wie im vorangehenden Abschnitt beschrieben, eignet sich MS Project z.B. für das Projektmanagement auf Basis der Methodik des Project Management Institutes (PMI). Das PMI beschreibt in seinem Project Management Body of Knowledge zu jeder Prozessgruppe eine Vielzahl von Projektmanagementprozessen. Nachfolgend zeigen wir exemplarisch die Umsetzung einiger Prozesse hieraus mit Project. Eine ausführliche Darstellung der wichtigsten Prozesse finden Sie in unserem Buch.

Die fünf Prozessgruppen entsprechend des PMI Standards heißen Initiierungs-, Planungs-, Ausführungs-, Überwachungs- und Steuerungs- sowie abschließende Prozesse (vgl. Abbildung). Diesem Standard liegt die Annahme zugrunde, dass in jeder Projektphase diese Prozesse ausgeführt werden müssen. Mitunter ist die Ausprägung unterschiedlich stark, jedoch der Anlage nach sind alle vorhanden.

Projektstrukturplan in Microsoft Project erstellen

In einer frühen Projektphase wird in der Regel der Projektauftrag erstellt. Dieser liefert die Grundlage für die Planungsprozesse. Nachdem im Rahmen der Planungsprozesse der Inhalt und Umfang des Projektes feiner spezifiziert wurden,wird der Projektstrukturplan erstellt. Dieser beschreibt in hierarischer Form vollständig den Inhalt und Umfang des Projektes, also die gesamten Arbeiten, die für die Erreichung des Projektzieles nötig sind.

In der Abbildung oben wird die Zuordnung der Projektstrukturplan-Elemente zu den Vorgängen gezeigt. Die Abbildung unten zeigt die Gruppierung der Vorgangsliste nach der Hierarchie des Projektstrukturplans.

Terminplanung und Ressourcenplanung in Microsoft Project

Nachdem der Projektstrukturplan in MS Project erstellt, die Vorgänge definiert und in eine logische Reihenfolge gebracht wurden, wird der Ressourcenbedarf geschätzt. Das heißt zu jedem Vorgang werden Ressourcen zugeordnet. MS Project errechnet hieraus automatisch den Gesamtbedarf an Ressourcen gegliedert nach Qualifikation. Um nun die Dauer der Vorgänge schätzen zu können, muss u.a. auch die Verfügbarkeit der Ressourcen beachtet werden. Hierzu können Sie in MS Project die Arbeitszeiten der Ressourcen erfassen - wie unten abgebildet. MS Project errechnet dann automatisch die resultierenden Termine unter Beachtung der logischen Reihenfolge der Vorgänge (Prozess Entwicklung des Terminplans).